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La implantación y el uso diario

El siguiente paso, pues, es la fase de implantación, donde resulta fundamental definir cada una de las etapas y no saltárselas,  de cara a hacer una transición progresiva para sustituir (se puede hacer un arranque parcial o completo de la solución existente)  o ir implementando una solución nueva en un terreno “virgen” a nivel ERP. Ambas situaciones crearán planteamientos diferentes, y cada una tiene sus puntos fuertes y su contrapartida,  pero con una proyección clara: al final, ir a mejor.

En el caso de que la solución sustituya a una solución ya existente, el arranque se  deberá ir coordinando de forma milimetrada para evitar cualquier sobresalto en la producción, y atenuar lo mejor que se pueda las alteraciones inevitables que esto podrá provocar. Es posible que se tenga que lanzar de forma parcial, para completar un recurso, o una línea de producción por ejemplo, haciendo cohabitar los 2 sistemas durante un tiempo con el fin de hacer pasar el flujo por ambos sistemas, hasta obtener los resultados esperados. Se trata de conseguir el nivel de servicio obtenido antes de cambiar de sistema, para ir luego mejorándolo con las nuevas herramientas implementadas.

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Una vez el nuevo sistema este instalado y aprobado en una parte del ciclo, se puede repetir la operación en otra parte, hasta conseguir un arranque total.

Otra opción es realizar un arranque total desde el inicio. Este caso se adapta a estructuras más pequeñas de una sola línea de producción, o con un volumen de fabricación que permita absorber fácilmente algunos errores iniciales. A mayores volúmenes, lógicamente, mayores son los riesgos en caso de desajuste o errores de arranque, y mayores deberán de ser el cuidado y la organización dedicados a esta tarea.

En el caso de que la solución se implemente en una fábrica sin ERP previo, o sistema informático de control de producción (MES), el planteamiento puede ser similar al anterior: realizar un arranque parcial o completo. El grado de errores será menor en este caso ya que directamente pasaremos de un nivel informatizado nulo o casi nulo a un nivel informatizado más avanzado. Esta situación puede parecer más simple en apariencia, pero aquí nos enfrentaremos a una empresa poco acostumbrada a usar un sistema informático, lo que puede crear alteraciones también.

Entonces, ante esta nueva situación, cabe subrayar que en ambos casos se tienen que tomar en cuenta puntos importantes no visibles: en este caso la parte del personal. Una empresa acostumbrada a trabajar con cierta metodología y herramientas podrá mostrar reticencia al estrenar nuevo sistema, ya sea una sustitución o sea algo nuevo. Podrá estar hasta percibido como nocivo, o creando competencia con el trabajador. Es muy importante tomar en cuenta este parámetro con el propósito de preparar al equipo a la llegada del sistema, responder a las dudas, y hacer participar al equipo para que vaya adquiriendo confianza. La parte formación es crucial aquí, ya que de esta parte depende el éxito del arranque. Otro punto importante, aunque el equipo haya aceptado favorablemente la implantación de un nuevo sistema, es el tema de los hábitos de trabajo. No hay nada más difícil que cambiar de costumbres. Lo que usted como empresario o jefe de producción le llegó a costar para tomar una decisión y aceptar el cambio, también lo vivirán los diferentes niveles de la jerarquía y hasta los operarios en planta, con la diferencia de que no eligieron ellos realizar el cambio. En cuanto el sistema comience a mostrar resultados positivos, y que la mejoría en el trabajo diario se empiece a notar, las dudas se desvanecerán y el cambio se hará de forma natural. Ya de por sí, cualquier cambio requiere un mínimo de 3 semanas para que el usuario lo empiece a asimilar y acostumbrarse. Por ejemplo, si usted cambia de sitio un interruptor en su casa, tardará una media de 3 semanas para hacerse a la idea de que el interruptor este en otro sitio, y de que ese es su sitio definitivo. Después de este plazo medio, ni tendrá que pensar donde está sino que lo sabrá de forma innata. Esta regla se puede aplicar a otras situaciones que apelan al cambio. Obviamente, la implantación de un MES o ERP en una fábrica es algo más complejo que cambiar un simple interruptor de sitio.

El objetivo del equipo de Simsa es facilitar esa transición acompañando a los usuarios y ayudando a definir el flujo de procesos. Desde el análisis previo se habrá definido una ruta, pero en la fase de implantación la meta es poner en aplicación la teoría.

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Volviendo, pues, a la implantación: es importante distinguir dos etapas: formar el equipo para que tenga total autonomía a la hora de parametrizar el software en función de su necesidad, y realizar el arranque. Una vez el software esté listo para arrancar, entonces hay que formar a los usuarios finales que utilizaran el sistema en su trabajo diario.

Para volver con la primera fase, hay una serie de hitos que se tienen que cumplir, empezando por la constitución del catálogo técnico, y progresivamente ir ascendiendo para tener un circuito completo. Para Teowin por ejemplo, así como la mayoría de la fábricas de mueble, todo parte del mueble. Teowin, para decirlo así, “devuelve” el poder a la oficina técnica desde la cual se van a implementar las reglas y las características del producto para que todo el proceso desencadene hasta el final del circuito.

El primer circuito podría ser hasta la conexión máquina para luego comenzar a parametrizar el taller y los puestos de trabajo. En cuanto a maquinaria, Simsa dispone de un equipo de desarrolladores cuya principal tarea es asegurar la conexión directa en el lenguaje nativo de la máquina. Somos compatibles con centenas de máquinas; ante una conexión nueva, tenemos la tecnología para crear una nueva conexión y adaptarla, con lo cual podemos interactuar directamente con los softwares de las máquinas (o los supervisores), pero también tenemos la capacidad de hacer puentes con otros softwares para poder enlazar el ERP con la contabilidad local propia de un país por ejemplo.

En cuanto a la transmisión de los conocimientos se suele realizar a distancia, ya que no requiere un contacto permanente con los técnicos encargados de introducir los datos en el nuevo sistema. Siempre privilegiamos la transmisión de conocimientos para que el cliente sea completamente autónomo. El hecho de trabajar a distancia no impide que se hagan reuniones periódicas y hasta visitas para validar etapas claves, por ejemplo.

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Los siguientes pasos corresponden a la fase de testeo que se realiza antes de la puesta en marcha, para asegurarnos de que está todo correcto; este testeo se realiza tanto por parte de la empresa como por parte de Simsa. Es por ello fundamental establecer una estrecha relación entre el cliente y nosotros. No basta solo con vender un ERP, sino proponer un servicio exquisito de servicios.

Si la primera fase consiste en implantarlo, con nuestros implantadores, la siguiente fase es de  formación de los usuarios que usarán el programa cada día y para los que el programa tiene que estar funcionando sin problemas, facilitando su trabajo diario. Para ello también realizamos formaciones a distancia, o en algunos casos se pueden organizar formaciones presenciales.

En este momento, una vez el sistema este implantado, los usuarios hayan pasado la primera crisis del cambio y la situación empiece a normalizarse, pasaríamos a la fase de seguimiento. Se analizaran los resultados del ERP, se harán los ajustes necesarios y es posible que se planteen nuevas mejorías, aprovechando el potencial que nos otorga el nuevo sistema Teowin instalado hasta desplegar por completo todas la funcionalidades pactadas con el equipo de Simsa al principio de la relación y en el análisis.

Con estos artículos hemos pretendido reflejar la realidad que existe detrás del ERP, y de manera más amplia, ante la necesidad del cambio. Todo empieza con una idea, una toma de conciencia o un sueño. Hacer que este sueño cobre forma requiere trabajo, dedicación, motivación y estar rodeados de los colaboradores adecuados. En este sentido, más que nunca la solución no solo debe ser propia del sector para tomar en cuenta las múltiples variables del mueble, pero también deberá contar con un nivel de servicio adaptado. Si la fábrica se puede asimilar a un cuerpo humano, donde cada línea de producción o área sería una serie de órganos desenvolviendo una serie de tareas específicas, complementarias; el software sería el cerebro: un ente capaz de orquestar el conjunto, repartiendo las tareas, sin que se atasquen o entren en conflicto, que tenga una visión global, siendo un centro decisorio. En otras palabras, se convierte en la pieza central de la fábrica.

Dar tanto poder a una sola solución requiere confiar plenamente en el colaborador con quien se va a trabajar, y como lo acabamos de ver, pasar exitosamente por todas la sucesivas etapas de puesta en marcha, para finalmente ver con sus propios ojos que el sistema funciona y que mejora notablemente la productividad, proyectando hacía el futuro la empresa que ha decidido apostar por el cambio.

Todo esto es lo que pertenece al trabajo del ERP. Es un trabajo mutuo, que necesita más que nunca una empatía total con el editor del software. En este sentido Simsa tiene una filosofía de trabajo que prioriza al cliente y que pretende crear una estrecha relación de colaboración entre ellos, con una atención personalizada. En cualquier caso antes de iniciar una colaboración se puede realizar un estudio previo o eventualmente realizar una presentación de Teowin con el personal de Simsa, exponiendo a través de una solicitud el proyecto que se desea. Simsa siempre realiza un presupuesto previo y sin compromiso para dar una idea del coste que puede representar la implantación de un ERP. En algunos casos de proyectos muy específicos o a medida se requerirá un estudio, siempre que haya que realizar adaptaciones importantes o desarrollos añadidos al tronco común.

¡Cualquier cambio empieza con una necesidad y una toma de conciencia! Cambiar es evolucionar y crecer. ¡Apueste por el cambio!